Reuniones y participación social ¿telemática, presencial? (I)

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Comenzado el año 2 d.c. de la nueva era (después del coronavirus) vivimos en permanente estado repetitivo, eterno día de la marmota. Trabajar, comer, descansar, ver la tele o las redes sociales, dormir, levantarse…. Día tras día. Lo que antes era habitual ahora es excepcional y al revés, por ejemplo ver a la gente en el trabajo, confraternizar en la empresa con los compañeros o en una reunión social, todo esto es ahora lo excepcional, mientras que hacer una reunión telemática ha pasado de ser una nueva experiencia a formar parte de la nueva y aburrida cotidianidad. Ahora lo excepcional es que celebremos una reunión presencial, nos veamos físicamente y, si rara vez nos vemos, será sin tocarnos, manteniendo las prudentes distancias. Qué nueva y satisfactoria experiencia vernos en la realidad real y no en la telemática.

Muchos de estos cambios han llegado para quedarse, como los que comentamos a continuación. Están ya instalados, aunque una parte de nuestro ser se resista a admitirlos, siga aferrado a la creencia de que esta situación es algo excepcional y pasajera.

Por contra, hay quien defiende que los nuevos cambios en las relaciones laborales y sociales son positivos y, sacando de la necesidad virtud, opinan que todo irá así mejor. Ha comenzado a haber más partidarios de que esto es ya una realidad inamovible o incluso se abraza de buen gusto la nueva normalidad. Y piensan que quién la critica es que es un antiguo, quiere vivir en un mundo que ya no existe y no volverá. Que no existen reuniones presenciales, pues vale, asumámoslo y, como mucho, busquemos como mejorar técnicamente las videoconferencias. Que ya no hay relaciones sociales con personas de carne y hueso, pues a verse por internet y punto.

Adolescentes y parte de la juventud ya estaban instalados en las teleprácticas cuando llegó la pandemia, se han adaptado rápidamente a la nueva situación y ahora nos llevan años de ventaja en la nueva era. Además, se ensalzan las virtudes del teletrabajo y las teleconferencias: menos desplazamientos, menos tiempo empleado en lo superficial y en relaciones sociales no productivas, se va más rápido al grano, a lo importante, más efectividad y por lo tanto, como suma de todo lo anterior, se gana en rentabilidad y en la sagrada productividad.

Basta con bucear un poco por internet para ya encontrar multitud de artículos donde se ofrecen técnicas, consejos, asesoramiento y hasta cursillos para mejorar la comunicación a distancia, cómo presentarse en las videoconferencias, cómo hablar al móvil o al ordenador adecuadamente, etc.

Ciertamente esto es ya parte de la nueva normalidad y hay que adaptarse, pero nos engañaríamos si pensásemos que todo son ventajas. Vamos a comentar algunos pros y contras, aspectos que diferencian la reunión presencial, con personas hablando directamente entre sí, con la telemática, a través de una pantalla -sea de un ordenador, teléfono móvil, tablet, etc.

Consideramos que muchas de las características a comentar son comunes a todo tipo de reuniones, sean de trabajo o de relaciones sociales formales (de asociaciones, comunidades), incluso de actividades culturales -tertulias, debates, conferencias-, y diferenciando entre reuniones formales e informales.

En la actualidad lo normal para una reunión es no desplazarte más allá de tu despacho o de la habitación de tu casa escogida, por ser la preferida para comunicarte con el exterior. Aunque en este punto hay que advertir que la mayoría de las personas que trabajan lo siguen haciendo desplazándose a un espacio diferente al de su hogar, al menos varios días a la semana: menos del 10% de los ocupados teletrabaja, “el año 2020 terminó con alrededor de 1,9 millones de ocupados teletrabajando de manera habitual en España, lo que supone que cerca de 1,1 millones de trabajadores han dejado de teletrabajar de manera habitual desde el final de la primera ola, al término del segundo trimestre, cuando llegaron a teletrabajar más de 3 millones de personas en España” https://www.publico.es/economia/menos-del-10-ocupados-teletrabaja-plena-tercera-ola.html

Pero, sean más o menos, los cambios están ahí, el teletrabajo seguirá creciendo y además dentro del espacio laboral empresarial seguirán incrementándose las videoconferencias, el desplazamiento solo para llegar al lugar de trabajo, al igual que en el resto de las relaciones sociales. Un ejemplo evidente: en el mundo de la enseñanza y en todo lo relacionado con la formación, además de la presencial en el aula se exige el trabajo formativo a distancia, tanto para el que aprende como para el que enseña.

Cosas del pasado. Saludar con contacto físico, incluso a desconocidos cuando somos presentados, dándonos la mano o con un par de besos, ha pasado de ser muestra de buena educación a una peligrosa excentricidad. De mostrar acercamiento y amabilidad a acto suicida. A pesar de que las vacunas sean, esperemos, más o menos eficientes, el miedo a los contagios por nuevas variantes y a nuevos virus mantendrá esta situación de distanciamientos interpersonales durante mucho tiempo, tanto que no sabemos pronosticar por cuantos años. Al igual que la mayor higiene y la frecuencia en el lavado de manos. De paso las enfermedades tradicionales de retransmisión común, como las gripes, resfriados y otras bacteriológicas, se han reducido a proporciones marginales y así seguirán mientras no muten.

Estas diferencias en las relaciones sociales físicas con respecto a las tradicionales -cambios en las formas de saludarse, uso frecuente de la mascarilla, no tocarse salvo excepciones, provocan más frialdad en las relaciones, pero la diferencia fundamental está en las formas de reunirse, está en el crecimiento de las telereuniones, la predominancia ya indiscutible de las reuniones telemáticas sobre las presenciales.

Ventajas y diferencias

Algunas de las ventajas de videollamadas y videoconferencias son evidentes. El ahorro de tiempo como fundamental. Evitamos desplazamientos, con lo cual ganamos todo el tiempo que dedicamos al transporte y al “acceso” -los preliminares antes de comenzar la reunión, y por lo tanto tenemos más tiempo para otras cosas, ganando en eficiencia. Cuando accedemos al edificio o sitio donde se va a celebrar una reunión, es muy habitual, primero tener que acceder al despacho concreto o espacio donde se va a celebrar físicamente la reunión y, segundo, tener que esperar a que se incorporen a la misma todas las personas participantes. En una video-reunión mientras esperas puedes estar haciendo otras tareas. Estás leyendo correos, mensajes, etc. Esto hace desaparecer los comentarios y contactos informales prereunión, con lo que se pierde una parte de los preliminares, la creación de ambiente de reunión. Se ha sustituido por hablar, en la distancia, de cosas banales y generales- qué tal el tiempo por ahí… son “charlas de ascensor”, que, al estar ya una parte de los asistentes presentes y conectados, evita que puedas preguntar o comentar con los más cercanos sobre temas de interés o más personales, familiares etc. que era lo normal en el tiempo de calentamiento de la reunión, incluso el sentarse junto a los cercanos, formar algún corrillo con los iguales.

Todo esto cambia en las videoconferencias. La disposición de las personas entorno a la mesa o mesas de trabajo, junto a quién se sienta cada participante y los microgrupos que se forman, son pistas fundamentales para analizar el desarrollo de las reuniones y, a través de su análisis, se puede conocer el sociograma de una empresa o de una entidad. O hacer el mapa de la reunión (desarrollo, relaciones…). Un sociograma es la representación gráfica de los grupos y colectivos existentes en un espacio social concreto y de las relaciones mutuas que se dan entre sus miembros, que pueden ser de amistad/enemistad, compañerismo, afinidad o enfrentamiento, etc. -para construirlo se necesita aplicar también otras técnicas de investigación, como la entrevista, individual y grupal, o los grupos de discusión.

El análisis de las relaciones sociales en las redes presenciales reales (tradicionales) está siendo sustituido por el análisis del tráfico de mensajes en las diferentes redes sociales virtuales, con Twitter como mayor exponente, ya que es fácil seguir su rastro y es prácticamente público. Así, en base a ese tráfico de mensajes, se construyen mapas de las relaciones entre sujetos actores en las redes. Esta nueva realidad es comunicación tan real como la anterior, se superpone a la tradicional presencial, son mapas de redes sociales entrecruzados y que se superponen.

Terminada la reunión presencial te levantabas y, o ibas a tomar algo con los cercanos asistentes, charlando distendidamente, o te desplazabas a otro espacio, con lo cual ese tiempo “muerto” realmente lo ganabas en tu cabeza, te daba tiempo por un lado a digerir lo hablado, ordenar las ideas y, por otro, también a desconectar y descansar, mirando el paisaje, o atento a sucesos distintos que pasan a tu alrededor. Al terminar una videoconferencia es ya habitual saltar directamente a otra reunión o reuniones sucesivas o pasar a resolver y centrarse en ese trabajo urgente que tenías pendiente.

Como comentaba, después de una reunión presencial lo típico, salvo que te vayas solo, es ir a tomar un café o una caña dependiendo de la hora, y comentar las mejores jugadas, con los más cercanos. Todo esto se pierde en las videoconferencias. Estos espacios post reunión son fundamentales para la digestión intelectual de lo debatido y de lo que hemos aprendido, contrastando con los demás. De hecho, el recuerdo de lo que pasó en cada reunión está mezclado con ese debate relajado posterior.

En ciencias sociales una de las características que se enseñan de la técnica de la entrevista es que frecuentemente lo más interesante lo puede decir el entrevistado al final, incluso una vez que apagas la grabadora. Cuando antes se ha ido creando un clima de confianza y el ambiente ya no es rígido ni formal. El entrevistado de alguna manera ha entrado en confianza con el entrevistador, más si sabe que no le estás grabando ni estás tomando notas. Entones es cuando se relaja y dice lo que realmente piensa, más allá del discurso aprendido o que oficialmente tiene que contar.

Todo esto no está en la tele entrevista, de hecho ya se pierde si la entrevista es solo a distancia, por teléfono. Igual ocurre con las reuniones, no se expresa una persona igual en la reunión formal que en la informal posterior, para bien y para mal. Además, la reunión formal por videoconferencia es muy habitual que se grabe y de eso son conscientes todos los participantes, incluso aunque no se avise o se explicite, siempre existe la duda de si alguien lo está grabando, no solo en sonido (que ya ocurría en las presenciales), también en imagen.

Así podemos decir que lo que aparenta mayor eficiencia, se está revelando como cambios no positivos o disminución de la rentabilidad en el balance global. Una de las conclusiones que se está viendo es que tenemos menor eficacia en al teletrabajo, al menos en algunos de los tipos y tareas a desarrollar. Se evidencia que la “sociabilidad mediada por la tecnología”, en relación con las videoconferencias, chats y otras plataformas de interacción “no se percibe del mismo modo que la que se produce en persona, posiblemente porque quedan mermados los sentidos implicados en la interacción” (Valenzuela-García).

Una de las conclusiones de lo avanzado hasta aquí, es que reconozcamos que no se habla con la misma confianza y libertad entre personas que se están viendo directamente entre sí, que si se ven frente a una pantalla, el grado y calidad de la comunicación disminuye.

Por otra parte, en cualquier reunión presencial amplia, en una conferencia, charla o congreso, hay que tener en cuenta el que, desde hace al menos una década, han cambiado las formas de comunicarse, dándose cuatro tipos de comunicación de forma simultánea:

• La de la persona que habla y se dirige al público en cada momento.
• La de las personas con el exterior a través de sus móviles, personas que están calladas, aparentemente escuchando al que está hablando, pero que a la vez están enviando y recibiendo mensajes, sobre cualquier tema.
• Y la de los mismos asistentes entre ellos que, cada vez con más frecuencia, se intercambian impresiones sobre lo que está pasando en el mismo espacio, opiniones privadas sobre lo que se está hablando en público.

Además, en una conferencia presencial, se da la comunicación no verbal (de los gestos, en el espacio físico concreto, movimientos de personas, etc.) y la comunicación entre los cercanos, el cuchicheo… Este último tipo de comunicación es el único que queda muy mermado en las videoconferencias, la comunicación no verbal está casi desaparecida, solo se puede apreciar (ver) cuando es entre muy pocos participantes, que se están viendo directamente todos en la pantalla, donde se aprecian los gestos (de aprobación desaprobación, asombro, etc.), que es fundamental cuando están todos los miembros participantes alrededor de una mesa o en una sala de reuniones, incluso en cualquier sala de conferencias.

Pero los tres primeros tipos de comunicación citados se mantienen casi igual en las videoconferencias o webinar (palabra utilizada para los seminarios virtuales, aunque hay quien la utiliza para cualquier contenido formativo por internet, sea una conferencia, taller, curso o seminario).

Las distracciones e interrupciones

El espacio físico influye en las interacciones y en los contenidos de lo que se celebra. Una conferencia o seminario presencial se realiza en un espacio físico preparado para ello. Tiene unas formalidades, unos protocolos asumidos, incluso inconscientemente.  El que interviene está imbuido de un determinado ornato y boato. El conferenciante (en solitario o en una mesa redonda, o el profesor en clase) está en un lugar determinado, asumiendo un papel, es asistido por alguien (moderador, presentador) o simplemente como profesor se le debe respetar y se le reconoce esa función durante un tiempo determinado. De alguna manera se asume su autoridad durante ese tiempo en que interviene. Por ejemplo, no se le puede interrumpir ni se debe hablar, salvo que él o ella pregunte y se dirija a los asistentes, o cuando llegue el tiempo final de preguntas o de debate.

Todo esto cambia en las videoconferencias. Las distracciones y posibles interrupciones aumentan. En un reciente webinar de una universidad nacional en el que estuve (asistir no es lo mismo que participar), a uno de los conferenciantes, mientras hablaba desde su despacho al conectado ordenador, le llamaron por el teléfono fijo varias veces, primero al móvil -se pone en silencio- luego al fijo ¿qué haces en estos casos? Descuelgas… todos le  mirábamos tranquilamente en la distancia. Después, a otro de los conferenciantes le llamaron a la puerta del despacho, repetidamente, hasta que no aguantó más y se levantó en medio de su alocución pidiendo disculpas…. Todo esto pasa más o menos igual si estás interviniendo desde casa y estás solo: pueden llamar a la puerta, al tfno. fijo, etc. En otros casos -si es por la tarde y estas en casa- aparecen los niños de vez en cuando saludando o se ponen a llorar… lo cual resulta más divertido. De alguna manera se puede pensar que ¿se humanizan y democratizan las telereuniones?, pero también se distraen y cambian las dinámicas.